home » nieuws » verenigingsgesprek - knbsb accountmanagement

Verenigingsgesprek - KNBSB Accountmanagement

7 april 2017 18:43:00

Sinds 2014 bezoeken de drie accountmanagers van de KNBSB de verenigingen regelmatig. Onder andere door het voeren van een verenigingsgesprek. In beginsel is een verenigingsgesprek een moment om kennis te maken en/of bij te praten met bestuurders. Daarnaast wordt tijdens het gesprek stilgestaan bij de vraag hoe het met de vereniging gaat.

Tijdens deze gesprekken met de bestuurders wordt een soort scan gemaakt door de vereniging. Zo krijgen zowel de bestuurders als de accountmanager meer inzicht in hoe het er voor staat bij de club. Waar kunnen ze nog aan werken? En waar kan de KNBSB ondersteuning bieden? Inmiddels is zo'n 75% van de verenigingen bezocht door de accountmanager van het cluster waarvan zij deel uit maken.

De Vrijbuiters
Op woensdag 22 maart 2017 ging accountmanager Corinne van de Griendt naar de Vrijbuiters in Dronten voor een verenigingsgesprek. De secretaris maakte onderstaand verslag van het prettige gesprek.
Het geeft een goed beeld van wat een verenigingsgesprek inhoud en hoe we als accountmanagers met verenigingen in gesprek gaan en hen indien gewenst hulp en ondersteuning aanbieden.

De Vrijbuiters is een relatief jonge vereniging die inmiddels 3 jaar bestaat. Zij hebben rond de 50 leden en een accommodatie met 1 softbalveld. Er zijn mooie abities, ze willen onder andere de komende jaren graag groeien naar 150 leden. De groei willen ze vooral halen uit werven en behouden van jeugdleden. Ze zijn met de gemeente in gesprek over een andere accommodatie met 2 velden.

 


Verslag van het verenigingsgesprek
Geschreven door de secretaris van de Vrijbuiters

Aanwezig
Vrijbuiters: Bestuur; voorzitter; secretaris; penningmeester.
KNBSB: Corinne van de Griendt, Accountmanager/Verenigingsondersteuner/Sportstimulering

Corinne legt uit dat ze vanavond bij ons is om tips en tools aan te reiken voor onze vereniging. Ze heeft veel contact met alle verenigingen in het land en leert van elke vereniging wel wat. Ze geeft deze kennis graag door.

We beginnen met het leggen van kaarten met stellingen:

  • Het bestuur heeft een toekomstvisie.
  • Het bestuur werkt met een beleidsplan.
  • Het bestuur communiceert het beleid binnen de vereniging.
  • De vereniging heeft een structuur waarin (gedelegeerde) taken en verantwoordelijkheden staan benoemd.
  • De vereniging besteedt in haar beleid aandacht aan ‘Sportiviteit & Respect’.
  • De vereniging is financieel gezond.
  • De leden weten wie de bestuurders zijn.
  • Het bestuur/commissies weet wat er leeft onder de leden.
  • De vereniging verwelkomt nieuwe leden.
  • De vereniging maakt gebruik van ‘Social Media’.
  • Het bestuur zet zich in om van de vereniging een veilige plek te maken en te houden.
  • De vereniging kent een klimaat waarin men elkaar respecteert, helpt en waardeert.
  • Het bestuur geeft het goede voorbeeld ten aanzien van de gedragsregels.
  • Het technisch kader heeft als primair doel ‘plezier in sporten’.
  • De vereniging zorgt voor passend sportaanbod dat aansluit bij de wensen en behoeften van (potentiële) leden.
  • Het bestuur zet zich in om doelgroepen met een maatschappelijk doel te faciliteren.
  • De vereniging organiseert additioneel aanbod om leden (langer) te binden aan de vereniging.
  • Het bestuur hanteert kaderbeleid.
  • De vereniging heeft structureel voldoende vrijwilligers.
  • De vereniging heeft voldoende faciliteiten om te kunnen groeien.
  • De accommodatie voldoet aan de kwaliteitseisen voor honkbal- en softbalvelden.
  • De accommodatie wordt buiten de reguliere verenigingsuren regelmatig door derden gebruikt.
  • Het bestuur werkt samen met externe partijen.

Deze kaarten worden op een A4 papier gelegd met de tekst:

  • Gaat al goed binnen de club
  • Kan beter binnen de club
  • Gaat nog niet goed binnen de club.

Naar aanleiding van het gesprek wat op gang komt door het leggen van de kaartjes hebben wij een aantal aantekeningen gemaakt van onderwerpen waar we mee aan de slag kunnen.

Activiteitencommissie:
Voorbeeld: 2 personen per team aanwijzen die activiteiten bedenken. (film / pizza avond (b.v. Money ball) gala-avond enz.). Het voordeel hiervan is dat er op het interesse niveau van het team iets georganiseerd kan worden. Dit is goed voor de teambuilding en de opkomst zal ook zeker beter zijn.

Beleidsplan:
Borgen en gebruiken. Ook continuiteit waarborgen bij wegvallen van bestuurders

Communicatie:
Melden in het nieuwsbrief: nieuwe locatie en status gemeente versus zwembad plannen. Ook de berichten van facebook naar website.
Website bijhouden,  Organogram vereniging plaatsen, Trainingen van 2017. Smoelenboek bestuur en commissie (ook in de kantine)
Vergaderingen verslag in de nieuwsbrief. Kopij ook hiervandaan.
Agenda plaatsen in de nieuwsbrief

Vrijwilligers:
Geef vrijwilligers kleine afgebakende taken. Mensen persoonlijk benaderen. Hierdoor heb je sneller vrijwilligers. Apart voor nieuwsbrief maken, social media, sponsor commissie, PR functie opdelen

Inschrijfformulier: 
Vragen om de skills van de ouders en bereidbaarheid om te helpen vragen (functieomschrijving, tijdsbesteding en duur) Inschrijf formulier digitaal maken

Sponsor-werf-dag organiseren

Omschrijving van de taken in commissies:
Hoeveel tijd benoemen, welke taak en deze omschrijven, concreet maken. Taken van bestuursleden vastleggen, funcieomschrijvingen maken.

Ouderavond jeugd plannen:
Rijbeurten bespreken
Komen kijken van ouders en belang daarvan
Regelement kenbaar maken
Corinne uitnodigen voor info avond; lang leve de sport ouder
Laat coachen aan de coach over

Lidmaatschap:
Een niet spelend lid kost €17, maar daarmee is een persoon die actief op het veld aanwezig is wel verzekerd via de bond

Klankbord avond organiseren:
Waarom is het bij de Vrijbuiters leuk/heb je het naar je zin, vraag aan je leden. Wat zou beter moeten / kunnen (hoe dan? Idee?), wat gaat niet goed? Ideeënbusje!

Ledenadministratie:
Nieuwe leden verwelkomen op het veld en en inschrijving bevestigen met een welkomsmail. Moeder jeugdlid hiervoor benaderen.
Ook bij het uitschrijven contact zoeken met lid wat de reden van opzegging is.

Bestuur:
Sportlink toegang regelen voor secretaris
Aanwezig zijn bij de cluster bijeenkomsten midden Nederland; het cluster heeft ook een facebook pagina.
5 jarig Jubileum voorbereiden

Bedank momenten vrijwilligers plannen:
Vrijwilliger van het jaar! Pol op FB en fotolijstje in de kantine

Bij tips voor keuren van het veld en hulp nieuwe accommodatie de 
Terreincommissie van de bond betrekken

Winterstop activiteiten plannen: 
Spel avond, Coach trainer bijeenkomst plannen

"We zijn enorm blij met de komst van Corinne en willen haar ook enorm bedanken voor haar tijd en inzet".

Nazorg
De accountmanager maakt een verslag van het gesprek en stuurt dat naar de vereniging met nog wat extra informatie-linkjes van de website.
Voor het verslag van Corinne zie dit linkje. Indien nodig wordt er een vervolg afspraak gemaakt om met een onderwerp aan de slag te gaan. 

We zien dat in de loop der jaren de relatie tussen de KNBSB en haar verenigingen sterk verbetert is en dat men de accountmanagers vaker inschakeld en om hulp en of ondersteuning vraagt. Wat ons betreft een mooie ontwikkeling richting het komen tot meer vitale verenigingen.

KNBSB NOC*NSF
Twitter YouTube Facebook