Digitaal overschrijven

Vanaf 15 april 2020, is het mogelijk om een overschrijving van een lid via Sportlink Club in te dienen en te regelen. Hierdoor is het papieren overschrijvingsformulier niet meer nodig. Ons advies is per direct de digitale methode in gebruik te nemen. Er geldt nog een overgangsperiode tot en met 30 september 2020 waarin de oude papieren overschrijvingsformulieren nog kunnen worden gebruikt en worden geaccepteerd. Vanaf 1 oktober 2020 is het alleen nog mogelijk een lid via de digitale weg over te schrijven.

Wat verandert er voor de vereniging?

  • Het papieren Leden Mutatie Formulier komt te vervallen. Alles gaat voortaan digitaal.
  • De vereniging moet de blokkade ‘Contributieschuld’ voor uw leden goed invoeren en bijhouden in Sportlink Club. Dit voorkomt dat een lid tijdens de transferperiode automatisch wordt overgeschreven terwijl hij nog een contributieschuld bij uw vereniging heeft.
    • TIP: Zorg ervoor dat vóór de start van de transferperiode de contributieschuld van de leden goed in Sportlink Club heeft verwerkt.
  • De oude vereniging zet geen fysieke handtekening meer maar geeft akkoord op een overschrijving van het betreffende lid door in Sportlink Club de spelactiviteit bij of het lidmaatschap van uw vereniging te verwijderen.
  • Alle overschrijvingen binnen de transferperiode worden op 1 december in Sportlink verwerkt.
  • Alle overschrijvingen tijdens de dispensatieperiode worden na akkoord van de ‘oude vereniging’ uiterlijk de volgende dag in Sportlink verwerkt.

Voordelen digitaal overschrijven

Het digitaal overschrijven van een lid heeft meerdere voordelen ten opzichte van de oude papieren methode:

  • Een snelle afhandeling van een overschrijving.
  • Geen schriftelijke handtekening meer nodig, alleen een digitaal akkoord.
  • Een lid meldt zich bij de nieuwe vereniging. Na het invoeren van een aanmelding door de nieuwe vereniging in Sportlink Club komt er, indien van toepassing, direct een overschrijfverzoek binnen bij de secretaris van de oude vereniging of bij de persoon die door de oude vereniging in Sportlink Club is ingesteld om dergelijke verzoeken te behandelen.
  • De overschrijftermijnen zijn verankerd in Sportlink. Een overschrijving binnen de transferperiode die te laat is ingestuurd (ná 15 november 23.59 uur) valt automatisch onder de dispensatieperiode.
  • Het is niet meer nodig overschrijvingsformulieren op te sparen en tegelijkertijd persoonlijk op het Bondsbureau af te leveren.
  • Een overschrijvingsformulier ‘raakt niet meer zoek’ bij bijvoorbeeld de postverwerker.
  • Alles wordt digitaal vastgelegd en is door de betrokken verenigingen in Sportlink Club terug te zien. Het betreffende lid kan de overschrijving volgen in de KNBSB Competitie-app. Hierdoor is de status van een overschrijving eenvoudig te monitoren.
    • De vereniging wordt per e-mail geïnformeerd over de voortgang van een overschrijving. Maar dit kan natuurlijk ook altijd in Sportlink Club nagekeken worden.

Reglementaire bepalingen

De huidige reglementering rondom een overschrijving is nog gebaseerd op de papieren werkwijze. Op korte termijn wordt daarom artikel 4.4 van het Reglement van Wedstrijden Verenigingssport naar de nieuwe situatie aangepast.

Stroomschema van nieuwe proces

Ter verduidelijking van het nieuwe, digitale overschrijfproces vindt u in hieronder het stroomschema (klik erop om te vergroten) voor een digitale overschrijving.

Handleiding

Hoe nu verder? Op de helpdesk-pagina van Sportlink is een handleiding te vinden hoe het digitaal overschrijven werkt. Klik hier om direct naar de digitale handleiding van Sportlink te gaan. We verzoeken u om deze handleiding door te lezen voordat u start met het digitaal overschrijven.

Veelgestelde vragen n.a.v. digitaal overschrijven

  • Welke overschrijvingsperiodes hanteert de KNBSB?

    Bij het overschrijven kennen we twee periodes, namelijk de:

    • Transferperiode (Van 16 oktober 00.00 uur tot en met 15 november 23.59 uur)
      • Een overschrijving van een spelend bondslid in de transferperiode kan door de aangesloten vereniging waar een persoon als bondslid geregistreerd is (geweest) alleen worden tegengehouden als sprake is van een contributieschuld, onafhankelijk vanuit welke spelactiviteit(en) die is ontstaan, en dit als zodanig door de vereniging in de ledenadministratie is geregistreerd.
    • Dispensatieperiode (Van 16 november 00.00 uur tot en met 15 oktober 23.59 uur)
      • Bij een overschrijving van een spelend bondslid in de dispensatieperiode, moet de aangesloten vereniging waar een persoon als bondslid geregistreerd is (geweest) een akkoord geven voor de overschrijving. Een dergelijke overschrijving kan door die vereniging worden tegengehouden:
        1. als de vereniging geen akkoord voor de overschrijving geeft; of
        2. als sprake is van een contributieschuld, onafhankelijk vanuit welke spelactiviteit(en) die is ontstaan, en dit als zodanig door de vereniging in de ledenadministratie is geregistreerd.
  • Bij wie komt de communicatie over een overschrijvingsverzoek binnen?

    In principe komt alle communicatie standaard binnen bij de secretaris van de vereniging. Echter, het is voor de vereniging zelf mogelijk in te regelen bij welke functionaris van de vereniging de communicatie terecht moet komen. Lees hier hoe u kunt instellen wie bovenstaande communicatie per mail ontvangt.

  • Hoe geef ik akkoord op een binnengekomen overschrijvingsverzoek?

    Een vereniging keurt een overschrijving goed door de spelactiviteit en/of het gehele lidmaatschap te verwijderen bij het lid. Lees hier hoe je een lidmaatschap of spelactiviteit kunt verwijderen: Bondslid afmelden of spelactiviteit afmelden.

  • Is het mogelijk om een geaccordeerde overschrijving alsnog af te wijzen?

    Het is niet mogelijk voor de ‘oude vereniging’ om een akkoord weer in te trekken. Alleen de afdeling Ledenadministratie van de KNBSB kan een overschrijving nog ongedaan maken. Dit wordt echter alleen bij hoge uitzondering gedaan. Alleen, door de vereniging, onderbouwde verzoeken worden in behandeling genomen.

  • Wordt een doorgevoerde overschrijving ook zichtbaar voor het betreffende lid?

    Ja, het betreffende lid kan via de KNBSB Competitie-app bij zijn persoonsgegevens zien wat de status van zijn overschrijving is.

  • Waarom is er een periode van twee weken tussen het einde van de transferperiode en het daadwerkelijk doorvoeren van de overschrijving door de KNBSB?

    Deze periode is ingebouwd om ervoor te zorgen dat last-minute ingediende overschrijvingsverzoeken ook nog door de oude vereniging kunnen worden gezien en de oude vereniging zodoende de tijd te kunnen geven om bezwaar te maken tegen een overschrijving, bijvoorbeeld in een situatie waarbij het vertrekkende lid nog een contributieschuld heeft. In dat specifieke geval kan de oude vereniging een blokkade toevoegen in Sportlink Club. Dit is echter alleen toegestaan wanneer het vertrekkende lid daadwerkelijk een contributieschuld heeft. Indien hier misbruik van wordt gemaakt door de ‘oude vereniging’ verwerkt de Ledenadministratie van de KNBSB de overschrijving alsnog.

  • Is een blokkade vanwege een contributieschuld van toepassing op alle overschrijvingen van het betreffende lid, dus ook bij een tweede vereniging waar het lid actief is?

    Ja, wanneer een lid actief is bij twee verenigingen (bijvoorbeeld: bij vereniging A is hij een honkballid en bij vereniging B softballid) en het lid heeft bij vereniging A een blokkade ‘contributieschuld’ dan kan het lid ook niet overgeschreven worden van vereniging B naar vereniging C met de spelactiviteit Softbal.

  • Hoe voeg ik een blokkade toe aan en hoe haal ik een blokkade weg bij een lid?

    Je kunt een blokkade ‘contributieschuld’ invoeren/weghalen bij een lid onder het tabblad Diploma's, Passen & Blokkades. Lees hier hoe je dit moet doen.