Vacature: Office Manager

Vacature Office Manager KNBSB

De Koninklijke Nederlandse Baseball en Softball Bond is op zoek naar een bestuur en management ondersteuner die de sectie Verenigingssport, inclusief de bestuurlijke organisatie, ondersteunt.

Doel van de functie

Hij/zij draagt (mede) zorg voor het plannen, organiseren, vastleggen en evalueren van vergaderingen van zowel bestuur (Bondsbestuur, Commissie van Toezicht en Congres) als van het Management Team (MT) en verzorgt daarnaast algemene administratieve en organisatorische taken.

Rapportagestructuur

De Office Manager valt onder en rapporteert aan de Managing Director Verenigingssport.

Omgeving

De KNBSB is een bond met ruim 20.000 leden, bestaande uit 160 verenigingen en een begroting van ongeveer 3,5 miljoen. De KNBSB is ontstaan in 1971 na een fusie tussen de Koninklijke Nederlandsche Honkbalbond (opgericht op 16 maart 1912) en de Nederlandse Amateur Softball Bond (uit 1951). De KNBSB organiseert de nationale baseball- en softballcompetities van Nederland. De KNBSB is ook verantwoordelijk voor de nationale (jeugd)teams honkbal en dames softbal. Deze nationale (jeugd)teams nemen deel aan Europese kampioenschappen en Wereldkampioenschappen. Het Nederlands honkbal (mannen) en softbal (dames) behoort met het Team Kingdom of The Netherlands bij de top van de wereld.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Het secretarieel ondersteunen van de directie en het Bondsbestuur
Het beheer van de agenda van de directie en het Bondsbestuur
Het (laten) verzorgen van het openen, registreren en verspreiden van de dagelijks inkomende post
Het office management en de verdeling en prioriteitstelling van werkzaamheden binnen het team van medewerkers ondersteuning, financiën en beheer
Het notuleren van de vergaderingen van het Bondsbestuur, de Commissie van Toezicht en het Congres
Het opzetten en (laten) verzorgen van het (bonds)archief
Het (laten) verzorgen van reis en verblijf van officials en bestuursleden (transport, kleding, hotels, verzekering, relatiegeschenken, ed.)
Het beheer en het (laten) verzorgen van voorraden en uitleen materialen Het verzorgen van ondersteuning bij de uitvoering van opleidingen en cursussen.

Persoonlijk profiel

De Office Manager:

is professioneel;
is secuur;
stelt ondersteunen voorop;
communiceert eerlijk, helder en duidelijk;
is in staat overzicht te houden;
kan uitstekend plannen;
is betrouwbaar en authentiek;
is een verbinder en kan snel schakelen;
is flexibel en creatief;
is toegankelijk en open.

Selectie-eisen

Ervaring in het ondersteunen van bestuur en management.
Affiniteit met sport.
MBO werk- en denkniveau.
Uitstekende mondelinge - en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Competenties

Plannen: effectief en gestructureerd bepalen welke tijd, middelen en inzet nodig zijn om doelen te halen.
Organiseren: zodanig inzetten van mensen en middelen dat doelen effectief worden bereikt.
Accuraat: nauwkeurig, zorgvuldig en stipt handelen, gericht op het voorkomen van fouten.
Betrouwbaarheid: nakomen van gemaakte afspraken en de consequenties ervan aanvaarden.
Sociabiliteit: vlot en effectief contacten leggen en onderhouden.
Aanpassingsvermogen: doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderende omgevingen, taken, verantwoordelijkheden of mensen.

Arbeidsvoorwaarden

De omvang van het dienstverband van de Office Manager bedraagt gemiddeld 16-20 uur per week. De Office Manager wordt aangesteld voor een periode van één jaar met een optie tot verlengen. Op basis van een jaarlijkse evaluatie worden afspraken voor het volgende jaar gemaakt. De salariëring is gebaseerd op de CAO Sport, naar zwaarte van de functie.

Procedure

U kunt uw motivatie en cv tot uiterlijk 7 december 2018 mailen aan: info@knbsb.nl. De gesprekken zullen plaats vinden in de periode van 10 – 20 december 2018. Voor informatie kunt u contact opnemen met: Managing Director Verenigingssport Bart Volkerijk: bart.volkerijk@knbsb.nl / +31 6 53256818.